Se trata de una de las plataformas que se volvió muy popular durante la pandemia
Desde el inicio de la pandemia, hubo un incremento notable en el uso de las aplicaciones de comunicación virtual. La posibilidad de tener una alternativa para las actividades que generalmente son habituales es muy provechosa. Sin embargo, para muchos puede ser un trastorno tener que enfrentarse a tanta tecnología.
Zoom es una de las plataformas que se volvió muy popular y que se usa diariamente por un amplio número de personas. Para utilizarla de forma más efectiva, John Hollenbeck, profesor de Administración del Eli Broad College of Business en Michigan elaboró una guía especial.
No más de cinco personas
«El número mágico de integrantes para hacer que las llamadas de Zoom sean efectivas es cinco», revela en el artículo. En ese sentido, cita al psicólogo social Richard Hackman, responsable del cálculo estadístico, quien explica que el número puede ascender un poco si es un grupo de personas que están acostumbradas a trabajar entre sí.
«Un equipo de cinco personas supone 10 enlaces de personas. Cuando el número asciende a 10 participantes, los enlaces que deben generarse son 45, ¿y si se sube a 15 personas? Olvídalo: son 105 enlaces», escribió Hackman. De acuerdo al profesor, la capacidad comunicativa del humano es limitada y para que el grupo funcione debe haber buena comunicación de ida y vuelta. Así, cinco participantes con sus 10 enlaces es el número perfecto.
Organización
En las ocasiones en las que se trata de grupos grandes, propone subdividirlos en cinco integrantes como máximo. Además, determinar un representante en cada uno que pueda compartir la información relevante con los de los demás. Lo denomina «sistema de equipos varios», y sostiene que ha tenido éxito en distintas áreas y rubros laborales.
Distribución de tarea y estructura
En la guía, recomienda establecer una metodología para determinar cómo se llevará adelante la reunión. Es preciso establecer con anticipación cómo rotará la comunicación, cuándo y de qué manera los participantes pueden tomar la palabra, y cuáles son los tiempos que le dedicarán a cada intervención.
En este aspecto, señala que los roles de liderazgo deben estar claros y es positivo dividir el trabajo en tres líderes: uno formal que es el jefe de reunión, uno tecnológico encargado del orden y duración de las intervenciones de los participantes así como de los aspectos técnicos, y un tercero encargado de los contenidos que pueden, a su vez, ser más de uno según el número de temas que abarque la reunión.
Ver en la dificultad la oportunidad
«Todavía nos estamos adaptando a una interrupción masiva en nuestra vida profesional normal y no es sorprendente que nuestra comunicación virtual resulte complicada», asegura Hackman. Entonces, propone aprovechar el estrés de la comunicación virtual como una instancia para reflexionar acerca de las formas de comunicación en general. Según indica, todos estos puntos aplican también a las relaciones interpersonales.
Por ello, cuando todo esto termine, es preciso aplicar lo aprendido en las reuniones de trabajo, clases y cualquier actividad presencial, finaliza.
Con información de SputnikNews